Yhdistetty rekisteröidyn informointiasiakirja
Tietosuojailmoitus (Tietosuoja-asetuksen artikla 13 ja 14).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisteröidyille viestitään Hämeen ammatti-instituutti Oy:n toiminnasta: koulutuksista, palveluista, tapahtumista tai muista vastaavista asioista perustuen rekisteröidyn antamaan suostumukseen ja kiinnostuksen kohteisiin.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperusteena on suostumus.
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Nimi ja yhteystiedot | Säilytetään kunnes henkilö peruu suostumuksensa, yhteystietojen toimiminen lakkaa tai ilmoitetun kiinnostuksen kohteen toiminta lakkaa (esim. hanke päättyy) |
| Kiinnostuksen kohde | Säilytetään kunnes henkilö peruu suostumuksensa, yhteystietojen toimiminen lakkaa tai ilmoitetun kiinnostuksen kohteen toiminta lakkaa (esim. hanke päättyy) |
| Työnantajatiedot/ Rooliin liittyvät tiedot | Säilytetään kunnes henkilö peruu suostumuksensa, yhteystietojen toimiminen lakkaa tai ilmoitetun kiinnostuksen kohteen toiminta lakkaa (esim. hanke päättyy) |
Rekisteröidyt
Henkilöt, jotka ovat pyytäneet lisätietoa Hämeen ammatti-instituutti Oy:n toiminnasta: koulutuksista, palveluista, tapahtumista tai muista vastaavista asioista.
Rekisterin tietolähteet
Henkilötiedot kerätään suoraan rekisteröidyiltä heidän suostumukseensa/hyväksyntäänsä perustuen.
Henkilötietojen vastaanottajat
Henkilötietoja ei luovuteta eteenpäin kolmansille osapuolille.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Paperilla kerättävät yhteystiedot siirretään mahdollisimman nopeasti markkinointirekisteriin ja paperit tuhotaan asianmukaisesti.
ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
IP-osoitteelle voidaan kohdentaa markkinointia perustuen käytökseen verkkosivuilla tai sosiaalisessa mediassa. IP-osoitteita ei yhdistetä henkilöihin tai heidän yhteystietoihinsa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle;
- Kansainvälisistä koulutuksista lisätietoja pyytäneiden yhteystiedot ja kiinnostuksen kohteet voidaan siirtää Hämeen ammattikorkeakoulun hakijamarkkinoinnissa avustaville kolmansille osapuolille EU- tai ETA-alueen ulkopuolelle, jos rekisteröity on antanut nimenomaisen suostumuksensa ehdotettuun siirtoon sen jälkeen, kun hänelle on ilmoitettu, että tällaiset siirrot voivat aiheuttaa rekisteröidylle riskejä tietosuojan tason riittävyyttä koskevan päätöksen ja asianmukaisten suojatoimien puuttumisen vuoksi.
Rekisteröidyn oikeudet
EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:
Oikeus peruuttaa suostumuksen
Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)
Oikeus saada pääsy tietoihinsa
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)
Oikeus tietojen oikaisemiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti.
Oikeus tietojen poistamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):
- Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin
- Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta
- Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21)
- henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti
- henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi;
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Oikeus käsittelyn rajoittamiseen
Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):
- Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
- Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
- Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
- Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)
Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:
Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna
Oikeus tehdä valitus
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.