Tietosuojailmoitus: Koulutus- ja oppisopimuksiin liittyvien työpaikan toimijoiden yhteystietojen käsittely

31.8.2020

Tietosuojailmoitus: Koulutus- ja oppisopimuksiin liittyvien työpaikan toimijoiden yhteystietojen käsittely (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Johanna Holmberg, 050 5267 808

Rekisterinpitäjä

Hämeen ammatti-instituutti Oy
PL 1010 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Puhelin: (03) 6461, sähköpostiosoite: hami@hamk.fi

Tietosuojavastaava

Kari Kataja
tietosuojavastaava@hamk.fi

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
tietosuojavastaava
PL 230
13101 Hämeenlinna

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Työpaikalla järjestettävästä koulutuksesta (TJK) sovitaan koulutus- ja oppisopimuksilla. TJK-jaksolla opiskelijaa ohjaa vastuullinen työpaikkaohjaaja ja näytön arvioinnin hyväksyy työpaikan osoittama työelämäarvioija. Sopimuksen tiedot tallennetaan rekisteriin.

Kirjauduttaessa rekisteriin vahvalla Suomi.fi-kirjautumisella mahdollistetaan koulutussopimusten ja arviointien sähköinen hyväksyntä.  

Käsittelyn oikeusperuste

Käsittelyn perusteena on yleinen etu ja laki. Tärkeimpänä säädöksenä Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017 (erityisesti luku 8, Työpaikalla järjestettävä koulutus) ja laki valtakunnallisesta opinto- ja tutkintorekisteristä (884/2017).

Henkilötunnuksen käsittelyn perusteena on suostumus. Henkilötunnuksen tallentamisella mahdollistetaan käyttäjän rekisteröinti Suomi.fi-tunnistautumisella.  

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimiSäilytysaika
Nimi ja yhteystiedotsäilytetään pysyvästi
Henkilötunnus3 vuotta tai siihen saakka, kunnes henkilö pyytää tunnuksen poistamista
Käyttäjätunnus3 vuotta tai siihen saakka, kunnes henkilö pyytää sen poistamista
Työnantajatiedot / Rooliin liittyvät tiedotsäilytetään pysyvästi
Sopimukset ja arvioinnitsäilytetään pysyvästi

Rekisteröidyt

Rekisterissä ylläpidetään Hämeen ammatti-instituutti oy:n kanssa sopimuksen tehneiden työpaikkojen sopimusyhteyshenkilöiden, työelämäarvioijien ja vastuullisten työpaikkaohjaajien tietoja.

Rekisterin tietolähteet

Sopimukseen liittyvät tiedot sopimusta tehtäessä ja henkilötunnus henkilöltä itseltään lomakkeella.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tiedot siirretään valtakunnalliseen eHOKS ja KOSKI-opintotietopalveluun, jonne ne päivittyvät jatkuvasti eri viranomaisten tietotarpeita varten (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC). https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/

HAMIssa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa.

ATK:lla käsitettävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisteröidyn oikeudet

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) antaa rekisteröidylle seuraavat oikeudet:

Oikeus peruuttaa suostumuksen

Rekisteröidyllä on milloin tahansa oikeus peruuttaa suostumuksensa. (artikla 7)

Oikeus saada pääsy tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy tietoihinsa. Tarkastusoikeudesta voidaan periä maksu tai siitä voidaan kieltäytyä, jos pyynnöt ovat ilmeisen perusteettomia tai kohtuuttomia, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti. (artikla 12 ja artikla 15)

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon oikaisemista (artikla 16). Korjaamispyyntö tehdään kirjallisesti. Joissain tietojärjestelmissä henkilö pystyy myös itse korjaamaan omat tietonsa.

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 17):

  • Henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin.
  • Rekisteröity peruuttaa suostumuksen, eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.
  • Rekisteröity vastustaa käsittelyä eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä (artikla 21).
  • Henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti.
  • Henkilötiedot on poistettava unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan rekisterinpitäjään sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus käsittelyn rajoittamiseen, jos yksi seuraavista toteutuu (artikla 18):

  • Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden.
  • Käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista.
  • Rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.
  • Rekisteröity on vastustanut henkilötietojen käsittelyä artikla 21 kohdan nojalla odotettaessa sen todentamista, syrjäyttävätkö rekisterinpitäjän oikeutetut perusteet rekisteröidyn perusteet.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada koneluettavassa muodossa häntä koskevat henkilötiedot, jotka hän on rekisterinpitäjälle toimittanut, mikäli käsittely perustuu suostumukseen ja käsittely tapahtuu automaattisesti. (artikla 20)

Pyynnöt näiden oikeuksien käyttämiseen osoitetaan:

Hämeen ammattikorkeakoulu Oy
Tietosuojavastaava
PL 230 (Visamäentie 35 A)
13101 Hämeenlinna

Sähköpostiosoite: tietosuojavastaava@hamk.fi . Viestin voi lähettää myös suojatulla turvapostilla https://www.turvaposti.fi/ kautta.

Oikeus tehdä valitus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistolle.