Opiskelijan henkilötietojen käsittely

TIETOSUOJAILMOITUS

Tietosuojailmoitus (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Opiskelijarekisterissä ylläpidetään opiskelijoiden opiskelija-, opiskeluoikeus-, ohjaus- ja opintosuoritustietoja. Koulutuksen järjestäjä käsittelee em. henkilötietoja varmistaakseen laadukkaat opiskelun, ohjauksen ja opetuksen prosessit, jotta opiskelija saa opinnoistaan opintosuoritusotteen ja tutkintotodistuksen. Ajan tasalla olevilla tiedoilla varmistetaan opiskelijoiden oikeusturva ja ammatillisen koulutuksen viranomaistiedonkeruun toteutuminen.

Opiskelijoiden oppimistapahtumissa syntyvää dataa mitataan, analysoidaan ja raportoidaan. Datan avulla kehitetään opiskelijoiden ohjausta sekä opetusta ja tuetaan oppimista.

Käsittelyn oikeusperuste

Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on yleinen etu. Pääasiallisina säädöksinä ovat Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, Valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017 ja Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017.

Oppijanumeronrekisterin tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/oppijanumeronrekisterin-tietosuojaseloste/

Koski-palvelun tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/

Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat

Tietoryhmän nimiSäilytysaika
Opiskelijatiedotsäilytetään pysyvästi
etunimi, sukunimisäilytetään pysyvästi
henkilötunnussäilytetään pysyvästi
oppijan kansallinen tunnus (OID)säilytetään pysyvästi
oppijan sukupuolisäilytetään pysyvästi
Yhteystiedotsäilytetään pysyvästi
Tietojen luovutusluvatsäilytetään pysyvästi
Opiskeluoikeustiedotsäilytetään pysyvästi
Läsnäolo- ja osa-aikaisuustiedotsäilytetään pysyvästi
Henkilökohtainen opiskelusuunnitelmasäilytetään pysyvästi
Osaamiseen tunnistamisen dokumentitsäilytetään pysyvästi
Toteutukselle ilmoittautuminensäilytetään pysyvästi
Opintosuoritustiedot arviointeineensäilytetään pysyvästi
Valmistumis-/tutkintotietosäilytetään pysyvästi
Arvioinnin perusteena oleva materiaalivähintään 6 kuukautta arvosanan antamisesta
Lähiomaisen yhteystiedotsäilytetään pysyvästi
Opiskelijavaihdon dokumentit (apurahahakemus, raportti)5 vuotta
Työpaikalla kouluttamisen paikatsäilytetään pysyvästi
Opiskelun erityisjärjestelyihin liittyvät terveystiedotsäilytetään pysyvästi
Erityiseen tukeen liittyvät tiedotsäilytetään pysyvästi
Opintotukeen liittyvät tiedot5 vuotta viimeisestä kirjoilla olosta
Oppimiseen liittyvät testitsäilytetään pysyvästi
Opiskelijaa koskevat kuripitotiedot5 vuotta
Opiskelijoiden tekemät palvelupyynnöt5 vuotta
Opiskelutapahtumista syntyvä datasäilytetään pysyvästi

Vaihto-opiskelijat

Tietoryhmän nimiSäilytysaika
Hakijatiedot5 vuotta
etunimi, sukunimi 
syntymäaika 
Yhteystiedot5 vuotta
Yhteyshenkilön tiedot alaikäisiltä5 vuotta
Vaihtojakson tiedot5 vuotta
Hakemus ja sen liitteet (lähettävän oppilaitoksen sopimuslomakkeet ja “Motivation letter”)5 vuotta

Rekisteröidyt

Rekisterissä ovat HAMIn opiskelijat.

Rekisterin tietolähteet

Opintopolku-hakijarekisteristä siirretään tiedot opiskelupaikan vastaanottaneista. 

Siirretään opiskelupaikan vastaanottaneiden tiedot hakulomakkeelta, jos hakeminen on tapahtunut muualla kuin Opintopolussa.

Henkilötietojen vastaanottajat

Tiedot siirretään valtakunnalliseen KOSKI-opintotietopalveluun, jonne ne päivittyvät jatkuvasti eri viranomaisten tietotarpeita varten (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC).
https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/

HAMIssa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti. 

Koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Alkuperäisistä todistuksista otetaan kopiot HAMIn arkistoon, jossa ne säilytetään pysyvästi. Muut tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.

ATK:lla käsiteltävät tiedot

Tiedot on tallennettu tietojärjestlmään tai suojatulle verkkolevylle. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmään. Järjestelmän tai verkkolevyn tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus. 

Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.Rekisteröidyn oikeudet