TIETOSUOJAILMOITUS
Tietosuojailmoitus (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Opiskelijarekisterissä ylläpidetään opiskelijoiden opiskelija-, opiskeluoikeus-, ohjaus- ja opintosuoritustietoja. Koulutuksen järjestäjä käsittelee em. henkilötietoja varmistaakseen laadukkaat opiskelun, ohjauksen ja opetuksen prosessit, jotta opiskelija saa opinnoistaan opintosuoritusotteen ja tutkintotodistuksen. Ajan tasalla olevilla tiedoilla varmistetaan opiskelijoiden oikeusturva ja ammatillisen koulutuksen viranomaistiedonkeruun toteutuminen.
Opiskelijoiden oppimistapahtumissa syntyvää dataa mitataan, analysoidaan ja raportoidaan. Datan avulla kehitetään opiskelijoiden ohjausta sekä opetusta ja tuetaan oppimista.
Käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittelyn perusteena on yleinen etu. Pääasiallisina säädöksinä ovat Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, Valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017 ja Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017.
Oppijanumeronrekisterin tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/oppijanumeronrekisterin-tietosuojaseloste/
Koski-palvelun tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Opiskelijatiedot | säilytetään pysyvästi |
| etunimi, sukunimi | säilytetään pysyvästi |
| henkilötunnus | säilytetään pysyvästi |
| oppijan kansallinen tunnus (OID) | säilytetään pysyvästi |
| oppijan sukupuoli | säilytetään pysyvästi |
| Yhteystiedot | säilytetään pysyvästi |
| Tietojen luovutusluvat | säilytetään pysyvästi |
| Opiskeluoikeustiedot | säilytetään pysyvästi |
| Läsnäolo- ja osa-aikaisuustiedot | säilytetään pysyvästi |
| Henkilökohtainen opiskelusuunnitelma | säilytetään pysyvästi |
| Osaamiseen tunnistamisen dokumentit | säilytetään pysyvästi |
| Toteutukselle ilmoittautuminen | säilytetään pysyvästi |
| Opintosuoritustiedot arviointeineen | säilytetään pysyvästi |
| Valmistumis-/tutkintotieto | säilytetään pysyvästi |
| Arvioinnin perusteena oleva materiaali | vähintään 6 kuukautta arvosanan antamisesta |
| Huoltajan yhteystiedot | säilytetään pysyvästi |
| Opiskelijavaihdon dokumentit (apurahahakemus, raportti) | 5 vuotta |
| Työpaikalla kouluttamisen paikat | säilytetään pysyvästi |
| Opiskelun erityisjärjestelyihin liittyvät terveystiedot | säilytetään pysyvästi |
| Erityiseen tukeen liittyvät tiedot | säilytetään pysyvästi |
| Opintotukeen liittyvät tiedot | 5 vuotta viimeisestä kirjoilla olosta |
| Oppimiseen liittyvät testit | säilytetään pysyvästi |
| Opiskelijaa koskevat kuripitotiedot | 5 vuotta |
| Opiskelijoiden tekemät palvelupyynnöt | 5 vuotta |
| Opiskelutapahtumista syntyvä data | säilytetään pysyvästi |
Vaihto-opiskelijat
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Hakijatiedot | 5 vuotta |
| etunimi, sukunimi | |
| syntymäaika | |
| Yhteystiedot | 5 vuotta |
| Yhteyshenkilön tiedot alaikäisiltä | 5 vuotta |
| Vaihtojakson tiedot | 5 vuotta |
| Hakemus ja sen liitteet (lähettävän oppilaitoksen sopimuslomakkeet ja “Motivation letter”) | 5 vuotta |
Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat HAMIn opiskelijat.
Rekisterin tietolähteet
Opintopolku-hakijarekisteristä siirretään tiedot opiskelupaikan vastaanottaneista.
Siirretään opiskelupaikan vastaanottaneiden tiedot hakulomakkeelta, jos hakeminen on tapahtunut muualla kuin Opintopolussa.
Henkilötietojen vastaanottajat
Tiedot siirretään valtakunnalliseen KOSKI-opintotietopalveluun, jonne ne päivittyvät jatkuvasti eri viranomaisten tietotarpeita varten (Tieteen tietotekniikan keskus Oy CSC).
https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/
HAMIssa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.
Opiskelijan suostumuksella voidaan henkilötietoja luovuttaa FeedCowboy Oy:lle Slice opiskelijakorttia varten.
Koulutuksen järjestäjän opiskelijarekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Alkuperäisistä todistuksista otetaan kopiot HAMIn arkistoon, jossa ne säilytetään pysyvästi. Muut tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.
ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tiedot on tallennettu tietojärjestlmään tai suojatulle verkkolevylle. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmään. Järjestelmän tai verkkolevyn tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.Rekisteröidyn oikeudet