TIETOSUOJAILMOITUS
Tietosuojailmoitus (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14)
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Hakijarekisterissä käsitellään hakijoiden henkilötietoja, että voidaan varmistaa valintaperusteiden mukainen valintaprosessi. Henkilötietojen käsittelyllä varmistetaan hakijoiden oikeusturva ja ammatillisen koulutuksen viranomaistiedonkeruun toteutuminen.
Koulutuksen järjestäjä käsittelee hakijan henkilötietoja siten, että pystyy toteuttamaan ammatilliselle koulutukselle määriteltyjä tehtäviä. Henkilötietojen käsittelyllä varmistetaan hakijoita tasapuolisesti kohteleva valintaprosessi.
Käsittelyn oikeusperuste
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yleinen etu. Pääasiallisina säädöksinä ovat Laki ammatillisesta koulutuksesta 531/2017, Valtioneuvoston asetus ammatillisesta koulutuksesta 673/2017 ja Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä 884/2017.
Oppijanumeronrekisterin tietosuojaseloste
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
Opintopolun kautta hakeneet¹
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Hakijatiedot | 5 vuotta |
| etunimi, sukunimi | 5 vuotta |
| henkilötunnus | 5 vuotta |
| oppijan kansallinen tunniste (OID) | säilytetään pysyvästi |
| Yhteystiedot | 5 vuotta |
| Tietojen luovutusluvat | 5 vuotta |
| Koulutustausta | 5 vuotta |
| Työkokemus | 5 vuotta |
| Hakukohteet | 5 vuotta |
| Valinnan tulokset | 5 vuotta |
| Opiskelupaikan vastaanottotieto | 5 vuotta |
| Rehtorin päätös opiskelijaksi ottamisesta | säilytetään pysyvästi |
| Ilmoittautumistieto | 5 vuotta |
Vaihto-opiskelijat
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Hakijatiedot | 5 vuotta |
| etunimi, sukunimi | 5 vuotta |
| syntymäaika | 5 vuotta |
| Yhteystiedot | 5 vuotta |
| Yhteyshenkilön tiedot alaikäisiltä | 5 vuotta |
| Vaihtojakson tiedot (vaihtotyyppi, vaihtojakson pituus) | 5 vuotta |
| Hakemus ja sen liitteet (lähettävän oppilaitoksen sopimuslomakkeen ja “Motivation letter”) | 5 vuotta |
¹Ks. Opintopolun tietosuojaseloste (www.opintopolku.fi)
Sisältö- ja säilytysajat on kuvattu rekisterin omassa rekisteriselosteessa:
- Oppijanumerorekisteri https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/oppijanumeronrekisterin- tietosuojaseloste/
- Opintopolku https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/
Opiskelupaikan vastaanottanut kirjataan koulutuksen järjestäjän opiskelijahallintojärjestelmään.
Rekisteröidyt
Rekisterissä on HAMIsta opiskelupaikan vastaanottaneet.
Rekisterin tietolähteet
Opintopolku
Henkilötietojen vastaanottajat
HAMIssa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.
Hakijarekisteristä voidaan luovuttaa tietoa tutkimuskäyttöä varten tutkimuslupamenettelyn kautta.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Tulosteet hävitetään säilytysajan päättymisen jälkeen tietoturvallisesti. Aineistoja säilytetään lukitussa tilassa.
ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään tai suojatulle verkkolevylle. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmään. Järjestelmän tai verkkolevyn tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.