Tietosuojailmoitus (Tietosuoja-asetuksen (2016/679) artikla 13 ja 14).
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Rekisterissä ylläpidetään täydennyskoulutuksen osallistujien osallistuja- ja opintosuoritustietoja.
Rekisteriä käytetään seuraaviin tarkoituksiin:
- koulutusten osallistujien tiedot
- opintosuoritusten tiedot
- yhteistyötahojen/taustaorganisaatioiden yhteys- ja laskutustiedot
- lakisääteisten tilastointitietojen kerääminen (Tilastolaki 280/2004, muut. 361/2013)
- koulutusten rahoittajien vaatimat tiedot
- koulutusten ja projektien suunnittelun ja toteuttamisen vaatimat tiedot
Mikäli henkilö antaa suostumuksen HAMIn tarjonnasta tiedottamiseen, niin tähän liittyvä henkilötietojen käsittely on kuvattu markkinoinnin tietosuojailmoituksessa
Käsittelyn oikeusperuste
Rekisterin henkilötietojen käsittely perustuu sopimuksen toimeksiantoon. Lisäksi käsittely perustuu Tilastolakiin 280/2004 (muut. 361/2013).
Rekisterin henkilötietosisältö ja säilytysajat
| Tietoryhmän nimi | Säilytysaika |
| Etunimi, Sukunimi | 15 vuotta |
| Syntymäaika | 15 vuotta |
| Sähköpostiosoite | 15 vuotta |
| Yhteystiedot | 15 vuotta |
| Työnantaja | 15 vuotta |
| Lakisääteistä tilastointia varten: – sukupuoli | 15 vuotta |
| Koulutukset, joihin osallistunut | 15 vuotta |
| Koulutuksissa tehdyt tehtävät, jos koulutuksessa käytetty verkko-oppimisympäristöä | 1 vuosi koulutuksen päättymisestä |
| Laskutustiedot (itse maksavilta) | 10 vuotta |
| Ammattinimike | 15 vuotta |
| Erityisruokavalio (osassa koulutuksia) | Koulutuksen keston ajan |
| Äidinkieli | 15 vuotta |
Rekisteröidyt
Rekisterissä ovat:
- HAMIn täydennyskoulutukseen osallistuvat henkilöt
- Täydennyskoulutukseen osallistuneiden henkilöiden taustaorganisaatiot
- HAMIn henkilökunta
Säännönmukaiset tietolähteet
- Henkilön itsensä ilmoittamat tiedot
- Työnantajan tai koulutuksen tilaajan ilmoittamat tiedot
- HAMIn henkilöstö voi muokata tietoja
Henkilötietojen vastaanottajat
- Koulutusten rahoittajien vaatimat raportointitiedot
- Lakisääteisen tilastoinnin vaatimat tiedot (Tilastolaki 280/2004 (muut. 361/2013))
Raportointi- ja tilastotiedot eivät sisällä henkilötason tietoja.
- Tarvittaessa koulutukseen osallistuvien taustaorganisaatioille annettavat tiedot (organisaatiokohtaiset tilauskoulutukset)
HAMIssa voidaan käyttää ulkopuolisia henkilötietojen käsittelijöitä (esim. tietoteknisiä palveluita tarjoavat yritykset), jotka käsittelevät henkilötietoja tehtyjen sopimusten mukaisesti.
Rekisterin suojauksen periaatteet
Manuaalinen aineisto
Mahdollinen manuaalinen aineisto ja tarvittavat henkilötietolomakkeet voidaan säilyttää lukittavassa huoneessa koulutuksen rahoittajan määrittelemän ajan.
ATK:lla käsiteltävät tiedot
Tiedot on tallennettu tietojärjestelmään. Käyttäjillä on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset. Järjestelmän tietoihin pääsevät ja niitä käyttävät vain ne rekisterinpitäjät henkilöt, joilla työnsä puolesta on niihin oikeus.
Yhteys on suojattu virallisella SSL-sertifikaatilla (https).
Tietojen lainmukainen käsittely varmistetaan tietojen luokittelulla ja tietoaineistojen käsittelysääntöjen mukaisella toimintatavalla.
Automaattinen päätöksenteko
Rekisterissä ei tehdä automaattista päätöksentekoa.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.